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Exercice : une privatisation, de la demande au solde
Un dossier de réception, l'option sur une salle, le devis, la convention, la confirmation, la caution, puis le solde. Environ 20 minutes, en mode formation : rien n'est comptabilisé.
Le dossier
Espaces et privatisations, « Nouveau dossier » : une réception fictive à la date du jour (« Événement réalisé » n'est possible qu'à partir du jour de l'événement), une salle, 40 invités, tarif « Selon la grille de la salle ».
À vérifier : Le dossier apparaît « À traiter » dans les dossiers du mois (la capture montre la liste ; votre dossier y a son propre état).
Capture 1. Les dossiers de privatisation du mois, avec leur événement, leur date, le nombre d'invités et leur état. L'option
« Poser une option ».
À vérifier : Le calendrier montre la salle en option : elle n'est plus proposée aux groupes sur ce créneau.
Capture 2. Le calendrier des espaces : chaque salle, jour par jour, avec les groupes, privatisations, options et blocages. Le devis et la convention
« Préparer le devis », puis « Afficher la convention » et « Marquer envoyée ».
À vérifier : Le devis est dans Devis et factures ; la convention porte vos clauses.
La confirmation
« Confirmer » (gérant ou manager), puis caution « Demandée » et « Enregistrer la caution ».
À vérifier : Le dossier est « Confirmée ».
Après l'événement
« Événement réalisé », « Préparer la facture », puis caution « Rendue ».
À vérifier : Le dossier est « Réalisée » et la facture est prête dans Devis et factures.
Le solde ou l'annulation
Une fois la facture payée, « Solder le dossier ». Pour un dossier d'essai, « Annuler » avec un motif.
À vérifier : Le dossier est « Soldée », ou « Annulée » avec la salle libérée.