Espaces et privatisations

Les salles sont celles des réglages des groupes (guides et salles). Espaces et privatisations, Réglages : les Tarifs des salles à l'heure, à la demi-journée ou à la journée, la Capacité debout (cocktail), le Montage par défaut (min) et le Démontage par défaut (min), l'Acompte par défaut (%), la Caution par défaut (€), la Durée d'une option (jours) et les Clauses de la convention (une par ligne).

Le formulaire public de demande s'ouvre avec Ouvrir le formulaire public de demande ; chaque salle peut y être Proposée sur le formulaire public. L'Adresse prévenue des demandes en ligne reçoit chaque demande.

Nouveau dossier : Intitulé de l'événement, Type d'événement, Organisateur (organisme ou personne), la date et les heures, Montage avant (minutes) et Démontage après (minutes), les salles, le Nombre d'invités, le Tarif de location (« Selon la grille de la salle » propose le tarif le moins cher pour la durée), les Prestations, l'Acompte (%), la Caution (€) et les Notes internes.

Un dossier passe par ces états : Demande reçue, À traiter, Option posée, Devis envoyé, Confirmée, Réalisée, Facturée, Soldée (ou Annulée, Refusée). Une demande du formulaire public arrive « Demande reçue » : Prendre la demande ou Refuser.

Poser une option retient les salles pendant la durée d'une option ; Prolonger l'option ou Lever l'option. Le gérant ou un manager fait Confirmer. Une salle privatisée, en option ou bloquée n'est plus proposée aux groupes sur le même créneau. Bloquer une salle sert à une maintenance ou à un montage d'exposition.

Calendrier : chaque salle, jour par jour, en semaine ou en mois, avec les visites de groupe, les privatisations, les options et les blocages. Un événement du calendrier ouvre son dossier.

Dans le dossier : Préparer le devis, Demande d'acompte (gérant ou manager) et, une fois l'événement confirmé, Préparer la facture. Ces documents s'émettent, s'envoient et s'encaissent depuis Devis et factures, comme ceux des groupes (facture électronique Factur-X). Les Recettes donnent le montant par espace et par mois.

Afficher la convention montre la convention de mise à disposition avec vos clauses ; Imprimer, Marquer envoyée, puis le nom du signataire et Marquer signée. Joindre un fichier range la convention signée, l'attestation d'assurance, le devis signé, un plan ou une fiche technique (PDF, PNG ou JPEG, 2 Mo au plus, 12 par dossier).

La caution est suivie, pas encaissée par le logiciel : Pas de caution, Demandée, Reçue, Rendue ou Retenue, puis Enregistrer la caution. À partir du jour de l'événement : Événement réalisé, la facture, puis Solder le dossier. Annuler (gérant ou manager) libère les salles ; le motif est gardé dans l'historique du dossier.

• La personne qui remplit le formulaire public ne reçoit pas d'accusé de réception par courriel ; la page lui dit qu'aucune salle n'est retenue tant que le musée n'a pas répondu.
• Les séances de visite sont montrées par jour dans le calendrier, pas salle par salle.
• Le fichier PDF/A-3 de la facture ne reprend pas le modèle de document.