Artothèque : prêter des œuvres

Musées, Artothèque : le nombre d'œuvres, disponibles, prêtées et réservées, la valeur hors les murs, les emprunteurs actifs et les prêts de l'année. Les cadres En retard, Réservations à retirer, Retours attendus dans les 7 jours et Derniers prêts disent quoi faire aujourd'hui.

Réglages (gérant ou manager) : Nom de l'artothèque, Durée d'un prêt (jours) (90 au départ), Quota d'œuvres par emprunteur (3), Prolongations autorisées (1) et Durée d'une prolongation (jours) (30), Délai de retrait d'une réservation (jours) (7), Rappels (jours de retard) (3, 10, 21 ; vide : aucun rappel automatique), Assureur de l'organisation, Adresse de réponse des courriels, et les conditions imprimées sur le contrat. Enregistrer les réglages.

Œuvres, Nouvelle œuvre : N° d'inventaire, Titre, Artiste, Technique, Dimensions, Valeur d'assurance (€), puis Créer l'œuvre. Jusqu'à quatre photos par œuvre. Un fonds existant se reprend avec Importer un fichier.

La valeur d'assurance est saisie et changée par le gérant ou un manager : Changer la valeur garde l'ancienne dans l'Historique de la valeur d'assurance. Une œuvre peut passer En restauration ou être retirée avec Retirer du prêt ; Remettre disponible la rend au prêt.

Emprunteurs, Nouvel emprunteur : un particulier ou une Structure (entreprise, école, association), rattaché à une fiche de contact (Nouveau contact, ou une fiche existante choisie par un manager), puis Inscrire l'emprunteur.

• Abonnement : Enregistrer l'abonnement avec la Formule et, s'il a été vendu en caisse, le N° du pass vendu en caisse (Relier le pass).
• Assurance de l'emprunteur : Attestation d'assurance, Valable jusqu'au, puis Attestation vue et vérifiée.
• Domicile : Justificatif de domicile vu le.

Le filtre « Abonnement ou assurance à renouveler » liste les fiches à relancer. Bloquer l'emprunteur empêche tout nouveau prêt ; seuls le gérant et les managers font Lever le blocage, avec un motif.

1. Nouveau prêt : l'emprunteur, les œuvres, puis la sortie maintenant ou une réservation. Le quota est contrôlé ; une œuvre n'est jamais prêtée deux fois.
2. Remise des œuvres (sortie) : un constat d'état par œuvre (état général, cadre, verre ou plexiglas, accrochage, Remarques, jusqu'à trois photos avec Prendre une photo).
3. Contrat (PDF) : prêteur, emprunteur, abonnement et assurance, œuvres avec leur valeur et leur état de sortie, dates, conditions. Envoyer le contrat par courriel l'envoie en pièce jointe à l'adresse e-mail de la fiche de contact de l'emprunteur.
4. Le contrat se signe sur papier : Contrat signé note la date. Il n'y a pas de signature électronique.

Une réservation se retire dans le délai réglé avec Remettre les œuvres, ou se libère avec Annuler la réservation.

Retour d'œuvres : cochez les œuvres rapportées et faites le constat de chacune, puis Enregistrer le retour. Un dégât noté au retour est montré face au constat de sortie et bloque l'emprunteur jusqu'à la levée du blocage. Constat d'état comparé (PDF) imprime les deux constats côte à côte.

• Chaque nuit, un prêt en retard reçoit le rappel de l'étape atteinte (3, 10 puis 21 jours de retard par défaut), une seule fois par étape, à l'adresse e-mail de la fiche de contact de l'emprunteur, au nom du musée. Envoyer un rappel en envoie un à la main, sans consommer d'étape.
• Prolonger jusqu'au repousse la date de retour, dans la limite des prolongations autorisées.
• État pour l'assureur : la liste des œuvres hors les murs à une date, avec leur valeur, en PDF ou en CSV (Télécharger le PDF, Télécharger le CSV).

• Pas de signature électronique du contrat.
• Les photos sont dans les écrans et dans la sauvegarde, pas dans le PDF du constat (qui dit combien il y en a).
• Relier un pass vérifie qu'il est actif et daté, pas que son titulaire est l'emprunteur.
• Volumes prévus : 5 000 œuvres et 3 000 emprunteurs par organisation.